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Das erklärt, warum du nicht so produktiv bist, wie du eigentlich sein willst

Die Suche nach erhöhter persönlicher Produktivität, um das Beste aus deiner begrenzten Zeit heraus zu holen, kann echt überfordernd sein. Je besser du in deinem Zeitmanagement wirst, desto öfter fühlst du dich, als ob du noch weniger Zeit hast.

Kennst du das?

Du bist den ganzen Tag damit beschäftigt, auf die Forderungen von Anderen (Kunden etc.) zu reagieren, arbeitetest nonstop gegen die Uhr und betreibst Multitasking mit dem Versuch, alle deine Aufgaben zu erledigen und von der To-do-Liste zu streichen. Wenn der Tag dann zu Ende geht, hast du trotz der ganzen Anstrengung und Energie, die du in die Arbeit gesteckt hast, nichts bis wenig vorzuweisen.

So solltest du nicht leben und arbeiten!

Die gute Nachricht ist, es ist möglich die Kontrolle zu übernehmen und alles anzupacken was es an einem Tag so zu tun gibt. Du solltest das oben nicht zur Gewohnheit werden lassen und stattdessen einen schönen und erfolgreichen Arbeitstag verbringen!

Du hast keine Ahnung, wie du deine Zeit verbringst

“How we spend our days is, of course, how we spend our lives.” Annie Dillard

Zeit. Unser wertvollstes Gut. Das fällt einem nur zu spät auf.

Wir übersehen oft bestimmte Routinen, die zu Produktivitätsverlust führen.

Du hast wahrscheinlich keine Ahnung, wie viel Zeit du für eine einzelne Aufgabe jeden Tag benötigst. Man vergisst sehr leicht, zu messen, wie lange man an Dingen arbeitet. Du wirst schockiert sein, wie viel Zeit du für Sachen verwendest, die letztlich wenig Wert für dein Leben haben.

Aber du kannst die volle Kontrolle über deine Zeit übernehmen, wenn du dir bewusst machst, wie viel Zeit du dir für bestimmte Dinge nimmst und wie du deine Zeit einsetzt.

Es zahlt sich am Ende aus, eines nach dem anderen zu machen (Single-Tasking)! Kürze, outsource oder delegiere, was zu viel ist. Hör auf alles selbst machen zu wollen!

Wenn du dich „nur“ auf eine Sache konzentrierst, bis du sie fertig hast und erst dann das Nächste anfängst, kannst du leicht heraus finden, wie lange du wirklich für etwas brauchst.

In „The One Thing erklärt Gary Keller das Prinzip, Zeit optimaler zu nutzen:

“Wenn jeder die gleiche Anzahl von Stunden am Tag hat, warum scheinen manche Leute so viel mehr erledigt zu bekommen als andere? Wie machen sie mehr, erreichen mehr, verdienen mehr und haben mehr?“

Seine Antwort ist, dass diese „High-Performer“ das „zum Kern einer Sache vordringen“ zu ihrer wichtigsten Aufgabe machen.

Konzentration. Fokus. Sie ignorieren die Dinge, die Sie tun könnten und tun die Dinge, die sie tun sollten.

Es geht darum, zu erkennen, dass nicht alle Dinge gleichermaßen wichtig sind sondern darum, die Dinge zu finden, die einem persönlich am Wichtigsten sind. Es geht darum, das was du tust mit dem zu verbinden, was du willst. Es geht darum, zu erkennen, dass außergewöhnliche Ergebnisse direkt damit verbunden sind, wie eng du deinen Fokus setzen kannst.

Du verbringst viel zu viel Zeit damit, E-Mails zu checken und zu beantworten

Hast du auch diese Angewohnheit, andauernd deine Mails zu checken? Viele haben diese schlechte Angewohnheit und ich ertappe mich auch immer wieder dabei. Du hast dein Mailprogramm immer geöffnet und überprüfst alle paar Minuten, ob neue Mails angekommen sind. Eine neue Mail kommt, du liest sie und meistens verursacht die Mail Stress. Und genau das schlägt sich im Ergebnis nieder.

Doch was noch schlimmer ist, ist, dass sie wenig bis nichts unternehmen (z.B. kurz antworten), also wird der Stapel immer höher. Mehr Stress.

Andauernd E-Mails zu checken, um mit dem Team zu kommunizieren kostet wertvolle Zeit und Geld. E-Mail trägt wahrscheinlich weit mehr dazu bei, vieles auf einmal zu machen, als du dir bewusst bist. Denk mal drüber nach?

Ein Posteingang, der mit Nachrichten überfüllt ist, dringend angefragte Rückrufe, Zeug zum Lesen, etc. ist chaotisch, stressig und überfordernd.

Hier ist ein Weg, um deinen E-Mail-Stress zu lindern:

Wenn du eine E-Mail öffnest, triff eine schnelle Entscheidung: Löschen / Archivieren oder Behandeln. Kläre was du bei jeder Nachricht machen musst – antworten, Eintrag in To-Do-Liste oder einfach nur ablegen. Wenn die Antwort weniger als eine Minute dauert, dann beantworte die Mail direkt. Andernfalls plane eine Zeit, um deinen Posteingang zu bearbeiten.

Höre auf so viele E-mails zu senden. Je mehr E-Mails du sendest, desto mehr wirst du bekommen. Verwende E-Mail so wenig wie möglich. Verwende Alternativen, wenn möglich (Slack sehe ich immer öfter;). Wenn du eine E-Mail sendest, die keine Antwort erfordert, dann mache das auch klar.

Sende kürzere E – Mails. Sie sind schneller zu lesen und zu bearbeiten, und es kostet weniger Zeit, sie zu schreiben. Versuche dich auf vier Sätze oder weniger zu beschränken.

Deine Ziele sind nicht spezifisch, nicht erreichbar/realistisch, nicht messbar und nicht zeitgebunden

Zum Thema Zielsetzung gibt es viel zu sagen. Ich hab da noch einiges auf der Liste, dazu aber dann an anderer Stelle ausführlicher.

Schreibe deine Ziele im Detail auf und lese die Liste deiner Ziele jeden Tag. Einige Ziele erfordern eine Liste mit kurzfristigeren Zielen. 

Körpergewicht reduzieren zum Beispiel. Du solltest dir dazu kleinere Ziele setzen wie zum Beispiel 2-Kilo-Schritte. Das lässt dein Unterbewusstsein darauf fokussiert, was du Schritt für Schritt willst.

Zielsetzung ist eine der grundlegendsten Regeln der Produktivität. Ziele bestimmen die Richtung in die du gehst.

Die Forschung hat gezeigt, dass man 2-3 mal eher bei seinen Zielen bleibt, wenn man einen genauen Plan hat wann, wo und wie man seine Übungen macht (um im obigen Beispiel zu bleiben).  Wissenschaftler haben in einer Studie Leute aufgefordert, den Satz auszufüllen: “Während der nächsten Woche werde ich am [TAG] um [UHRZEIT] bei / in [ORT] mindestens 20 Minuten konzentrierte Übungen machen.”

Dabei hat man herausgefunden, dass die Wahrscheinlichkeit dass diejenigen, die diesen Satz ausgefüllt haben 2-3 mal höher ist, ihre Übungen zu machen als die, die keine Pläne für ihr künftiges Verhalten gemacht haben.

Du brauchst Klarheit über den Zweck, um produktiv zu sein!

Der beste Ansatz für die Festlegung und Erreichung deiner Ziele ist nicht zu viele Ziele gleichzeitig anzupacken. Mit zu vielen Zielen macht man die Dinge nur unnötig kompliziert und es erfordert ein komplizierteres System für die Verfolgung deiner Ziele.

Halte die Dinge so einfach wie möglich, wenn du kannst. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass deine Energien auf eine kleine Anzahl von Zielen konzentriert werden, so dass du sie viel effektiver angehen kannst.

Setz dir Ziele, vor allem für die wichtigsten Bereiche deines Lebens: Beruf/Karriere, Beziehungen, Finanzen, Gesundheit und persönliches Wachstum. Wo siehst du dich in diesen Fragen in den nächsten sechs Monaten, im nächsten Jahr, den nächsten drei Jahren oder fünf?

Deine Ziele beeinflussen direkt deine Taten, diese wiederum schlagen sich direkt im Ergebnis nieder!

Du misst weder deinen Input noch deine Ergebnisse.

“Messe dich nicht daran, was du erreicht hast, sondern daran, was du mit deinen Möglichkeiten erreicht haben solltest.” – John Wooden

Wenn du dir nicht die Zeit nimmst, Ergebnisse zu bewerten und herauszufinden, was funktioniert, verschwendest du im Endeffekt viel Zeit für Sachen, die nicht funktionieren.

Untersuche deine Arbeit ständig. Analysiere was rein und was raus geht.  Wir leben in einer Welt, in der viele Dinge die größte Zeit in Anspruch nehmen, aber die wenigsten Ergebnisse einbringen – und nur wenige Dinge die außerordentlich wertvoll sind.

Ein schönes Zitat dazu:

“You cannot overestimate the unimportance of practically everything.” John Maxwell

Zeit zu dokumentieren, wie du deine Zeit investierst!

Bekommst du die Ergebnisse die du erwartest? Dies könnte auf den ersten Blick wie eine Zeitverschwendung erscheinen aber sobald du siehst, wie wertvoll Leistungsdaten sind, wirst du anfangen aufzuschreiben wie deine Woche gelaufen ist.

Finde ein System, das für dich arbeitet

Probiere verschiedene Wege aus, um deine To-Do-Liste zu organisieren. Verwende Apps. Verwende Post-its.

Larry Alton von The Muse empfiehlt , dass du dein System ständig überprüfen und überarbeiten musst wo immer es nötig ist. Er schreibt:

„Um herauszufinden, ob ein neues System funktioniert, führe ein Produktivitätsjournal, wo du verfolgst, zu welcher Zeit des Tages du am besten gearbeitet hast, was dir geholfen hat verschiedene Aufgaben zu erledigen und wie du dich gefühlt hast als du das Büro verlassen hast. Im Laufe der Zeit kannst du zurückblicken, Muster finden und identifizieren, wo Verbesserungen erforderlich sind. Es gibt so viele Systeme und Apps da draußen, dass du nur die richtige finden musst.“

Schritte, um zu messen, wie du deine Zeit verbringst:

  1. Beobachte aktiv deinen Zeitplan unter der Woche und notiere, wie viel Zeit du auf Social Media, dem Checken von geschäftlichen und persönlichen E-Mails, dem Schreiben von Blog-Posts, Meetings, Web-Browsing, Nachrichten lesen, etc. verwendet hast. (Hinweis: Hierfür gibt es viele Apps wie z.B. Focusme)
  2. Dann berechne den Prozentsatz jeder Aktivität, an Hand der Gesamtzahl der Stunden, die du pro Woche “am arbeiten” bist.
  3. Kuck dir die Ergebnisse an und du wirst sehr wahrscheinlich deutlich deine Problembereiche erkennen.
  4. Du wirst dann genau wissen, wo du für dich effizientere Systeme finden musst und Bereiche zu kürzen, so kannst du dich mehr darauf konzentrieren was deiner Gesamtproduktivität zu Gute kommt.

Moment noch.

Bevor du wieder von hier verschwindest, würde mich interessieren, wie deine Erfahrungen zu dem Thema sind. Wann bist du am Produktivsten – “in the Zone”? Was ist dein Zeit-Killer?

Ich werde in Zukunft mehr zum Thema Produktivität schreiben, da sich dies direkt auf das persönliche Wohlbefinden und der Zufriedenheit mit einem selbst, dem Tag und damit auf das eigene Leben auswirkt.

Ich habe für meine Kunden vergangene Weihnachten als Geschenk (m)ein „Erfolgs-Journal“ erstellt. Ein Printprodukt, über das du HIER mehr erfahren kannst. Ich habe noch genau 11 Stück davon, die ich demnächst voll verschenke/verlose.

Ich habe mich aber entschieden bis zur Fertigstellung der zweiten Version, die Version 1 kostenlos (gegen E-Mail-Adresse versteht sich;) zum Download zur Verfügung zu stellen. Du kannst dir hier die erste Version des Journals als PDF herunterladen.

Daniel
Daniel
Halli hallo. Mein Name ist Daniel Kientz und ich bin der Mensch hinter dieser Webseite und der dazugehörigen Unternehmung. Ich bin Ihr Partner für digitale Kommunikation.

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Das erklärt, warum du nicht so produktiv bist, wie du eigentlich sein willst

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